会議室申請について
会議室の申請ついてご案内致します。
①申請受付場所
名護市商工会
名護市大中一丁目19香24号 （名護市産業支援センターlF)
電話（0980）52-4243
FAX （0980）53‐7204
②申請受付の期間と時間
I.期間：使用月の2ケ月前から可能
例:使用日が7月10日―→ 5月1日より申請が可能
II.時間：月曜日～金曜日 8:30～ 17:00
※但し、祝祭日、12月29日～翌年の1月3日は除く
③申請から使用許可まで
I.電話により空き状況を確認してください。
II.申し込みは当センター備え付けの使用許可申請用紙に必要事項を記入の上、登記簿事項証明書・免許証等の写しと併せて提出して下さい。
【個人の申請：免許証等個人が確認できるもの】
【法人の団体が申請：登記事項証明書・登録証・認可証】
Ⅲ.使用許可申請書を受け取ってから使用団体、使用内容について確認の上、ご使用の可否をご連絡します。
使用可：請求書を発送
使用不可：使用不許可通知書を発送
IV.会議室使用料の入金確認後、予約とみなします。（仮予約はしません）
※必要事項のご記入がない場合、証明書の未提出はお断りする場合があります。
※登記事項証明書・免許証等の提出は初回利用のみ必要となります。
※使用時間には、準備・片付け・確認の時間を含みます。時間内にすべてが終了するよう考慮してお申し込みください。
※FAXによる申請も可能です。但し、当日に原本を提出していただきます。
④ご使用料金の支払い （前払い制）
会議室許可申請書を受領後、請求書を発送しますので、2週間後までに所定の銀行口座に振り込んで下さい。又は窓口でお支払い下さい。その際の振込手数料は使用者負担となります。
※予約申し込み時点から使用料課金対象。
⑤事前打合せ
事前に担当者と会場設営・設備等については打ち合わせをお願いします。
⑥使用当日
I.当日は、受付簿に必要事項を記入してください。
II.会議室の使用が終わり次第、担当に連絡をして使用後のチェックを して下さい。
Ⅲ.受付簿にサインをしてお帰りください。
当日受付場所
■平日 9：00～17：00 1F 名護市商工会
■上記以外 1F 管理室（警備室）
会場の準備・片付けについて
会場の準備、片付けは、当センターでは行いません。使用者にてお願いたします。
※使用時間には、準備・片付け・確認の時間を含みます。時間内にすべてが 終了するよう考慮して、お申し込みください。
使用日の変更・キャンセルについて
使用日の変更、使用時間の短縮、キャンセル及び会場の変更については、使用料の返金は致しませんので、予めご留意ください。
※台風等の自然災害で使用ができなくなった場合、キャンセル料は発生致いたしません。
使用の延長
予約時間を超えて使用した場合は、追加料金（1時間単位）が発生します。
※予約時間前の使用も同様です。
使用中止
下記の場合は、ご使用を取り消し又は中止させていただくことがあります。
① 申込書に記載された内容または打ち合わせ内容と異なって使用される場合。
② 使用の権利を譲渡・転貸した場合。（又貸し）
③ 使用規定に違反して使用した場合、もしくは使用規則を遵守しない場合。
賠償責任
① 使用者が当センターの施設・備品等を損傷・紛失されたときはその実費を弁償していただきます
② 床（カーペット）・壁等にシミ、汚れなどがあった場合は当該補修の金額を弁償していただきます。
責任区分
① 万一、天災などによりやむを得ず臨時に当センター会議室の営業が停止となった場合でも賠償等の責任は負えません。
② 当センター内での盗難、紛失等に関して一切の責任を負いかねます。
その他注意事項
① 駐車場には限りがありますので、できるかぎり公共の駐車場の利用、もしくは乗り合わせてお越し下さい。満車時のトラブルについては一切責任を負いかねます。
② 会議室使用者の駐車場確保は行っておりません。なお、当センターに隣接する駐車場は商工会契約駐車場となっておりますので、参加者が乗り入れないよう周知の徹底をお願いします。
③ 駐車場内での盗難・損傷についての責任は負いかねます。
④ 車輌移動願い、その他管理上必要な場合、貸し室に立ち入り必要な措置をとることがあります。
⑤ 飲食物について持ち込みがある場合には、事前に担当者の承認を得て下さい。
⑥ゴミにつきましては、使用者ですべてお持ち帰り下さい。
⑦ 荷物の発送①当日会議で使用する書類等の荷物を当センターへ発送する場合は、事前に必ずご連絡下さい。事前連絡がない場合、お受け取りできません。②容量・内容・重量によってはお断りさせていただく場合があります。③危険物・可燃物・精密機器・生鮮物・個人の手荷物はお受け取りできません。④荷物の盗難・損傷等の責任は負いかねます
⑧ 荷物等は使用会議室以外に置くことはできません。
⑨ 貸し室の連日使用でお客様が持参された荷物類（会議で使用するもの）を、留め置く場合は、必ず事前にご連絡下さい。事前連絡がない場合、荷物の留め置きは出来ません。留め置き中の盗難・損傷についての責任は負いかねます。上記荷物が会議室を占有中は、会議室使用料が発生します。
⑩ 非常口・消火器・火災報知機の位置と使用方法について事前に確認しておいて下さい。
⑪ 許可なく看板等の設置、広告物の配布、掲示、その他これに類する行為をしないこと。
⑫ ペットの同行は許可していません。
⑬ ＰＣ・プロジェクターをご利用の際は事前に連絡し、ネットワーク環境の状態確認を行って下さい。
⑭ 予約成立後でも場合によっては、その後の審査によりお貸しできないこともありますので、予めご了承下さい。
⑮ 天災等による公共交通機関停止の際は、休館となりますのでご了承下さい。
⑯ 諸般の事情により「会議室利用案内」の内容を予告なく変更することがありますのでご了承下さい。
